Zgodnie z nowymi przepisami, blisko 32 tys. firm oraz 16 tys. jednostek publicznych ma 3 miesiące na dostosowanie się do nowych przepisów, w tym wdrożenie wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. Czy polskie organizacje są na to gotowe?
Sygnalista to osoba pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym, która zgłasza naruszenia prawa związane z pracą. Ustawa o sygnalistach, która właśnie została uchwalona, dostosowuje polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej.
Kto musi wdrożyć ustawę o sygnalistach?
W Polsce obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych mają podmioty – firmy prywatne i podmioty publiczne, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Z obowiązku zwolnione są jedynie jednostki organizacyjne gmin lub powiatów, liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców.
„Oznacza to, że w ciągu najbliższych trzech miesięcy blisko 48 tys. podmiotów w naszym kraju zobowiązanych do wdrożenia przepisów. Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę, a jeszcze więcej nie wie w jaki sposób poradzić sobie z nowymi obowiązkami” – mówi Damian Sawicki, radca prawny, WeMoral.
Co ustawa oznacza w praktyce?
Wspomniane organizacje – zarówno firmy, jak i instytucje – są zobligowane, by:
- utworzyć wewnętrzne kanały umożliwiające ustne, pisemne lub elektroniczne zgłoszenie naruszenia oraz stworzyć zabezpieczenia ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu;
- opracować i wdrożyć procedury postępowania ze zgłoszeniami. Firma czy instytucja musi zdefiniować, jakie kroki zostaną podjęte po otrzymaniu zgłoszenia, w jaki sposób i przez kogo będzie ono weryfikowane i jakie działania naprawcze zostaną zastosowane;
- zapewnić szkolenie pracowników, mające na celu uświadomienie im praw i obowiązków, a także zapoznanie z mechanizmami ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi;
- monitorować system obsługi zgłoszeń – regularny przegląd i aktualizacja mechanizmów mają zapewnić skuteczność i zgodność z przepisami.
Mało czasu na dostosowanie. Ale można sobie pomóc…
Termin na wdrożenie przepisów, a tym samym ustanowienie kanału zgłoszeń i procedury zgłoszeń wewnętrznych, jest bardzo krótki i wynosi jedynie 3 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy. Jest to spowodowane znacznym opóźnieniem Polski we wdrożeniu dyrektywy o sygnalistach.
Jak zatem bezpiecznie wdrożyć ustawę? Pomocą w dostosowaniu do nowych przepisów będą zewnętrzne platformy do obsługi zgłoszeń sygnalistów, jak np. WeMoral.com.
„To innowacyjny system informatyczny, który zapewnia pełną zgodność z nowymi przepisami oraz gwarantuje szybkość wdrożenia, łatwość obsługi i przejrzystość. Przede wszystkim jednak zapewnia bezpieczeństwo danych wszystkich osób zaangażowanych w proces” – mówi Damian Sawicki, radca prawny.
Dzięki takim platformom organizacje mogą skutecznie implementować ustawę o sygnalistach, dbając o bezpieczeństwo informacji i skracając czas reakcji na zgłoszenie.
