Na koniec czerwca 2026 r. w ZUS ubezpieczonych było około 901 tys. obywateli Ukrainy, wobec 818 tys. rok wcześniej. Łączna liczba cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych przekroczyła 1,34 mln i była o około 8,2% wyższa niż rok wcześniej. Inny obraz rynku pokazują dane GUS. Według stanu na 31 grudnia 2025 r. pracę w Polsce wykonywało 1 141,1 tys. cudzoziemców, czyli o 7,2% więcej niż rok wcześniej. Warto pamiętać, że statystyki GUS i ZUS opisują różne zbiorowości, dlatego nie należy zestawiać ich bezpośrednio. Zmieniły się również przepisy dotyczące obywateli Ukrainy. 5 marca 2026 r. weszły w życie regulacje wygaszające większość szczególnych rozwiązań wprowadzonych po rosyjskiej inwazji. Jednocześnie ochrona tymczasowa została utrzymana do 4 marca 2027 r., a osoby objęte nią nadal mogą korzystać z uproszczonego dostępu do rynku pracy. W takich warunkach pracodawca powinien konkurować nie tylko wysokością wynagrodzenia. Liczą się także przejrzystość oferty, uporządkowane formalności, komunikacja, jakość wdrożenia i możliwości rozwoju.
ARTYKUŁ PŁATNY
Kluczowe wnioski
- Liczba obywateli Ukrainy zgłoszonych do ZUS wzrosła w ciągu roku z około 818 tys. do 901 tys.
- Od 5 marca 2026 r. obowiązują nowe zasady dotyczące pobytu, pracy i dostępu do świadczeń dla obywateli Ukrainy objętych ochroną tymczasową.
- Ochrona tymczasowa obowiązuje obecnie do 4 marca 2027 r.
- Pracodawca zatrudniający osobę objętą odpowiednim trybem ochrony powinien pamiętać m.in. o obowiązku powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.
- Termin 31 sierpnia 2026 r. na okazanie ważnego dokumentu podróży przez część osób z PESEL UKR już upłynął. Od 1 września niewypełnienie tego obowiązku może skutkować utratą statusu UKR.
- Przepisy obowiązujące od 1 czerwca 2025 r. wymagają zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed rozpoczęciem pracy oraz przekazania jej treści w języku dla niego zrozumiałym, jeżeli nie posługuje się językiem polskim.
Zanim kandydat złoży CV
Czynnik 1. Oferta dostępna w języku kandydata
Kandydat poszukujący pracy za granicą może korzystać zarówno z polskich portali rekrutacyjnych, jak i ze źródeł dostępnych w swoim języku: wyspecjalizowanych serwisów, grup społecznościowych czy rekomendacji znajomych.
Dlatego publikowanie ogłoszenia wyłącznie po polsku może niepotrzebnie ograniczać zasięg rekrutacji. W przypadku stanowisk, na które firma aktywnie poszukuje pracowników z Ukrainy, warto przygotować również ukraińską wersję oferty i umieszczać ją w kanałach kierowanych do tej grupy. Serwisy takie jak Razem Work mogą być jednym z elementów takiego miksu rekrutacyjnego.
Co to oznacza dla pracodawcy:
- publikować najważniejsze oferty równolegle po polsku i ukraińsku;
- wykorzystywać kilka rodzajów kanałów: polskie portale, serwisy ukraińskojęzyczne, media społecznościowe i programy poleceń;
- mierzyć źródło zgłoszeń i regularnie oceniać skuteczność poszczególnych kanałów.
Czynnik 2. Przejrzyste warunki zatrudnienia
W rekrutacji transgranicznej brak konkretnych informacji może szczególnie mocno obniżać wiarygodność oferty. Kandydat powinien jeszcze przed pierwszym kontaktem wiedzieć, jakie są podstawowe warunki pracy i z jakimi kosztami musi się liczyć.
Dobre ogłoszenie powinno jasno określać:
- wynagrodzenie lub widełki oraz sposób rozliczenia — godzinowy, miesięczny albo akordowy;
- formę zatrudnienia;
- system i grafik pracy, w tym pracę zmianową i weekendową;
- warunki zakwaterowania i transportu oraz informację o tym, kto pokrywa ich koszt;
- rzeczywiście wymagany poziom znajomości języka polskiego;
- sposób kontaktu w języku zrozumiałym dla kandydata.
Warto również zadbać o zgodność między treścią ogłoszenia a rzeczywistymi warunkami po przyjeździe. Rozbieżności dotyczące stawki, grafiku czy zakwaterowania szybko podważają zaufanie do pracodawcy i zwiększają ryzyko rezygnacji.
Pewność zatrudnienia: co kandydat sprawdza przed podpisaniem umowy
Czynnik 3. Uporządkowane zatrudnienie od pierwszego dnia
Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., wymaga co do zasady zawarcia z cudzoziemcem pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy.
Jeżeli umowa jest sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie zna tego języka, przed podpisaniem powinien otrzymać jej pisemną wersję w języku dla niego zrozumiałym. Zakres dodatkowych obowiązków dokumentacyjnych zależy od podstawy legalizacji pracy — zezwolenia, oświadczenia albo powiadomienia.
W przypadku obywateli Ukrainy objętych odpowiednim trybem ochrony czasowej pracodawca może korzystać z uproszczonej procedury, ale musi m.in. powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o podjęciu zatrudnienia w ciągu 7 dni.
Przed powierzeniem pracy należy również zweryfikować dokument potwierdzający legalny pobyt i odpowiednio przechowywać jego kopię. Obowiązki dokumentacyjne nie powinny więc kończyć się na jednorazowej kontroli podczas podpisywania umowy.
Sankcje za naruszenie przepisów są istotne. Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może skutkować grzywną od 3 000 do 50 000 zł, przy czym minimalna kara jest liczona w odniesieniu do każdego cudzoziemca. Za niektóre odrębne naruszenia obowiązków związanych z umową lub dokumentacją przewidziano grzywnę od 1 000 do 3 000 zł.
Co to oznacza dla pracodawcy:
- przygotować wzory umów i dokumentów w języku zrozumiałym dla pracownika;
- rozdzielić procedury dla zezwolenia, oświadczenia i powiadomienia;
- aktualizować sposób weryfikacji dokumentów zgodnie z bieżącym stanem prawnym;
- określić, kiedy dokumenty pracownika wymagają ponownej weryfikacji;
- prowadzić kalendarz obowiązków informacyjnych wobec urzędów.
Czynnik 4. Pracodawca, który kontroluje terminy
Rok 2026 przyniósł kilka istotnych zmian, które działy HR powinny uwzględnić w swoich procedurach.
5 marca 2026 r. – zmiana zasad dostępu do opieki zdrowotnej
Nie oznacza to wprowadzenia powszechnego „obowiązkowego NFZ” dla wszystkich osób z PESEL UKR. Wygasła część szczególnych uprawnień wynikających ze specustawy. Pełny dostęp do świadczeń finansowanych ze środków publicznych zależy obecnie przede wszystkim od posiadania odpowiedniego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednocześnie wybrane grupy objęte ochroną tymczasową zachowały szczególne uprawnienia, a pomoc ratująca życie pozostaje dostępna w nagłych przypadkach.
31 sierpnia 2026 r. – minął termin potwierdzenia tożsamości
Osoby, które otrzymały PESEL UKR wyłącznie na podstawie oświadczenia, bez okazania ważnego dokumentu podróży, miały czas do 31 sierpnia 2026 r. na przedstawienie takiego dokumentu w urzędzie gminy. Obowiązek dotyczył również dzieci. Od 1 września 2026 r. brak potwierdzenia może skutkować utratą statusu UKR i zmianą oznaczenia statusu na NUE.
30 dni od przekroczenia granicy – wniosek o PESEL UKR
Osoba spełniająca warunki objęcia ochroną tymczasową powinna złożyć wniosek o nadanie PESEL UKR w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy.
4 marca 2027 r. – obecny horyzont ochrony tymczasowej
To obecnie kluczowa data dla planowania zatrudnienia osób korzystających z ochrony tymczasowej.
Co wpływa na pozostanie pracownika w firmie
Czynnik 5. Wdrożenie, które można zrozumieć
Dokumentacja i instrukcje przekazywane wyłącznie po polsku mogą zwiększać ryzyko nieporozumień, błędów oraz niewłaściwego wykonania procedur, jeżeli pracownik nie zna języka w wystarczającym stopniu.
Dotyczy to szczególnie zasad BHP, instrukcji stanowiskowych, regulaminów oraz procedur jakościowych. Pracownik powinien nie tylko podpisać dokument, lecz także rzeczywiście rozumieć jego treść.
Co to oznacza dla pracodawcy:
- w pierwszej kolejności zadbać o zrozumiałe instrukcje BHP i najważniejsze dokumenty pracownicze;
- stosować piktogramy i oznaczenia w miejscach, w których bezpieczeństwo ma szczególne znaczenie;
- w pierwszych dniach zatrudnienia zapewnić wsparcie osoby posługującej się językiem zrozumiałym dla nowego pracownika;
- sprawdzać zrozumienie procedur, a nie wyłącznie odbierać podpisy;
- wykorzystywać krótkie instrukcje wizualne lub materiały wideo tam, gdzie ułatwiają bezpieczne wdrożenie.
Czynnik 6. Wykorzystanie kwalifikacji i realna ścieżka rozwoju
Kandydat przyjmowany na stanowisko niewymagające wysokich kwalifikacji może mieć wykształcenie i doświadczenie znacznie wykraczające poza wymagania danej roli. Jeżeli firma nie zbiera takich informacji podczas rekrutacji, może nie wykorzystać potencjału pracownika.
W przypadku zawodów regulowanych znaczenie mają dodatkowo formalne procedury uznawania kwalifikacji. Nie każdy pracodawca musi sam prowadzić taki proces, ale dział HR powinien przynajmniej wiedzieć, gdzie skierować pracownika i jakie możliwości rozwoju może mu zaproponować wewnątrz organizacji.
Co to oznacza dla pracodawcy:
- zbierać informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu już na etapie wstępnej selekcji;
- znać podstawowe ścieżki uznawania kwalifikacji w zawodach regulowanych;
- tworzyć możliwości awansu również dla osób, które nie posługują się jeszcze biegle językiem polskim;
- traktować naukę języka jako narzędzie rozwoju i retencji, a nie wyłącznie świadczenie pozapłacowe.
Czynnik 7. Oferta konkurencyjna nie tylko pod względem wynagrodzenia
Struktura cudzoziemców ubezpieczonych w ZUS zmienia się. Według danych podawanych za koniec czerwca 2026 r. ubezpieczonych było m.in. 143,9 tys. obywateli Białorusi, 25,5 tys. obywateli Indii, 23,2 tys. obywateli Kolumbii i 22,1 tys. obywateli Gruzji. Liczba Kolumbijczyków wzrosła w ciągu roku o około jedną trzecią, podczas gdy liczba Gruzinów spadła o około 17%.
Dla pracodawcy oznacza to, że rynek zagranicznych pracowników nie jest jednorodny, a konkurencja o kandydatów może zmieniać się zarówno między regionami, jak i branżami.
Dlatego nie warto porównywać wyłącznie stawek godzinowych. Na atrakcyjność oferty wpływają również przewidywalny grafik, terminowość wypłat, warunki zakwaterowania i transportu, jakość komunikacji z przełożonym oraz możliwość rozwoju.
Firma powinna więc regularnie porównywać cały pakiet warunków zatrudnienia, a nie tylko wysokość wynagrodzenia.
Tabela 1. Siedem czynników w ujęciu praktycznym
Czego nie odkładać na później
Pięć działań, które warto wdrożyć w najbliższym kwartale:
- rozszerzyć stały miks rekrutacyjny o kanały docierające do kandydatów z Ukrainy i mierzyć ich skuteczność;
- ustalić minimalny zakres informacji wymaganych w każdym ogłoszeniu;
- uporządkować wzory umów, tłumaczenia i procedury związane z poszczególnymi podstawami legalizacji pracy;
- stworzyć kalendarz terminów pobytowych i dokumentacyjnych dla zatrudnionych cudzoziemców;
- policzyć koszt zastąpienia pracownika i porównać go z kosztem działań, które mogą zwiększyć retencję.
Część tych zmian wymaga przede wszystkim uporządkowania procesów i wskazania osób odpowiedzialnych. Inne – na przykład profesjonalne tłumaczenia, dodatkowe kanały rekrutacyjne czy nauka języka – mogą wymagać dodatkowego budżetu. W każdym przypadku warto jednak porównać ten koszt z wydatkami związanymi z ponowną rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby.
Stan prawny i aktualność informacji: 7 września 2026 r. Źródła wykorzystane do weryfikacji: GUS, ZUS (dane publikowane za pośrednictwem PAP/DGP), Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd do Spraw Cudzoziemców, NFZ oraz Dziennik Ustaw.
