Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to świadczenie, które przysługuje pracownikowi w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę, gdy nie zdążył wykorzystać przysługujących mu dni wolnych. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent bez względu na okoliczności zakończenia zatrudnienia i nie ma tu znaczenia, kto wypowiedział umowę czy w jakich warunkach doszło do jej zakończenia.
Aby ustalić wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, konieczne jest przejście przez kilka kroków obliczeniowych. Uwzględnia się tutaj zarówno stałe, jak i zmienne składniki wynagrodzenia pracownika. Pod uwagę bierze się ich średnią z trzech miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy. Otrzymaną kwotę dodaje się do stałej części wynagrodzenia, co pozwala na określenie tzw. podstawy ekwiwalentowej.
Kwotę za jeden dzień niewykorzystanego urlopu ustala się poprzez podzielenie podstawy ekwiwalentowej przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2025 wynosi 20,75. Współczynnik ten odzwierciedla przeciętną liczbę dni pracy w miesiącu po uwzględnieniu weekendów oraz dni ustawowo wolnych. Dzienną wartość następnie dzieli się przez 8 godzin, co pozwala wyliczyć stawkę za godzinę urlopu.
Choć ekwiwalent jest zwykle wypłacany przy rozwiązaniu umowy, przepisy przewidują dwa wyjątki od tej zasady. Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy pracownik i pracodawca ustalą, że niewykorzystane dni urlopowe zostaną odpracowane podczas kolejnego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy. Drugi wyjątek pozwala na niewypłacanie ekwiwalentu, jeśli w okresie wypowiedzenia pracodawca zdecyduje się skierować pracownika na urlop bez potrzeby uzyskania jego zgody.
Kodeks pracy nie precyzuje terminu, w jakim pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W praktyce najczęściej robi się to w dniu rozwiązania umowy o pracę lub razem z ostatnim wynagrodzeniem.
