Choć coraz więcej informacji przenosimy do aplikacji i skrzynek mailowych, podczas wydarzeń stacjonarnych papier wciąż ma mocną pozycję. Materiały drukowane na konferencje i szkolenia porządkują przebieg wydarzenia, pomagają uczestnikom odnaleźć się w programie i przestrzeni, a organizatorowi pozwalają zbudować profesjonalny wizerunek. Do tego zostają z uczestnikiem na długo po zakończeniu ostatniej sesji. Co warto przygotować, żeby wydarzenie było dopracowane w każdym szczególe?
Od czego zacząć planowanie materiałów na wydarzenie?
Punktem wyjścia jest charakter wydarzenia. Kilkusetosobowa konferencja branżowa wymaga innego zestawu materiałów niż kameralne szkolenie warsztatowe dla kilkunastu osób. Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: ilu uczestników się spodziewamy, ile dni potrwa wydarzenie, czy są sesje równoległe i jaki mamy budżet. Kolejny krok to identyfikacja wizualna. Kolory, logo i krój pisma powinny być spójne we wszystkich elementach, od identyfikatora po baner przy scenie. Gdy te kwestie są ustalone, pomocne bywa przejrzenie oferty, jaką ma np. drukarnia Printika. Łatwiej wtedy ocenić, jakie formaty, papiery i wykończenia wchodzą w grę i jak wpływają na koszt.
Materiały dla uczestników
To grupa materiałów, które trafiają bezpośrednio do rąk gości, dlatego mają największy wpływ na ich wrażenia z wydarzenia. Najważniejsze z nich to:
- Identyfikatory – ułatwiają nawiązywanie kontaktów i kontrolę dostępu. Imię i nazwisko powinny być czytelne z odległości ok. 2–3 metrów, a różne kolory pozwolą szybko odróżnić prelegentów, organizatorów i uczestników. Na odwrocie można umieścić skróconą agendę lub dane do sieci Wi-Fi. Przyda się też kilka zapasowych sztuk z pustym polem na imię dla osób zarejestrowanych w ostatniej chwili.
- Agenda i program wydarzenia – nawet jeśli harmonogram jest dostępny w aplikacji, wydrukowany program pozwala błyskawicznie sprawdzić godzinę wystąpienia czy numer sali. Przy większych konferencjach dobrze sprawdza się składany folder z sylwetkami prelegentów i mapką obiektu. W programie warto też umieścić kod QR prowadzący do prezentacji prelegentów lub ankiety po wydarzeniu.
- Skrypty i materiały szkoleniowe – to podstawa każdego szkolenia. Powinny zawierać kluczowe treści, ćwiczenia i miejsce na notatki. Przy większej objętości warto rozważyć oprawę klejoną lub spiralną, przy mniejszej wystarczy zszywka.
- Notesy i teczki – notes przyda się w trakcie zajęć, a teczka pomoże uporządkować wszystkie dokumenty. Oba elementy z logo organizatora dyskretnie promują markę jeszcze długo po wydarzeniu.
Oznakowanie i materiały wielkoformatowe
Sprawna orientacja w przestrzeni to jeden z elementów, które uczestnicy zauważają dopiero wtedy, gdy jej brakuje. Roll-upy przy recepcji i wejściach do sal, plakaty kierunkowe prowadzące do szatni czy strefy cateringu oraz oznaczenia sal z nazwami sesji oszczędzają gościom czasu i nerwów. Ścianka tekstylna za sceną stanowi tło dla prelegentów i zdjęć, które później trafią do mediów społecznościowych. Roll-upy i ścianki można wykorzystywać wielokrotnie, dlatego warto projektować je w sposób uniwersalny, bez dat konkretnej edycji.
Certyfikaty i dyplomy – dlaczego warto je drukować?
Dla wielu uczestników szkolenia certyfikat jest ważnym potwierdzeniem zdobytych kompetencji. Wersja papierowa, wydrukowana na grubszym, dobrej jakości papierze, z logo organizatora i podpisem prowadzącego, ma zupełnie inną rangę niż plik PDF wysłany mailem. Efekt można podkreślić uszlachetnieniem – złoceniem, tłoczeniem lub lakierem wybiórczym. To niewielki koszt w skali całego wydarzenia, a dla uczestnika często pamiątka, którą niektórzy oprawiają w ramę.
Materiały dla partnerów i sponsorów
Wydarzenia branżowe rzadko odbywają się bez wsparcia partnerów. Ulotki, katalogi czy wkładki reklamowe dołączone do pakietu uczestnika to naturalne miejsce na ich promocję i często stały element pakietów sponsorskich. Warto z wyprzedzeniem ustalić z partnerami formaty i terminy dostarczenia plików, tak aby wszystkie materiały zachowały spójny, estetyczny charakter.
Jak zaplanować druk, żeby zdążyć na czas?
Największym wrogiem organizatora jest pośpiech. Dlatego dobrze jest przygotować listę wszystkich potrzebnych materiałów wraz z nakładami, doliczając 5-10% zapasu na nieprzewidziane sytuacje. Projekty warto zamknąć z wyprzedzeniem, zwłaszcza w przypadku materiałów wielkoformatowych i uszlachetnień, które wydłużają czas realizacji. Przed wysłaniem plików do druku należy sprawdzić spady, rozdzielczość grafik (zwykle 300 dpi dla małych formatów) i przestrzeń barw CMYK. Dużym ułatwieniem jest też zamówienie wszystkich elementów u jednego wykonawcy, co pozwala zachować spójność kolorystyczną i jeden termin dostawy.
Podsumowanie
Dobrze dobrane materiały drukowane na konferencje i szkolenia to identyfikatory, program, skrypty, oznakowanie przestrzeni i certyfikaty tworzące spójną całość. Zaplanowane z wyprzedzeniem nie tylko usprawniają organizację, ale też sprawiają, że uczestnicy zapamiętają wydarzenie jako profesjonalne i dopracowane.
