Gdzie jest pismo? Gdzie ja położyłem ten segregator? Gdzie, gdzie, gdzie… Otwierasz szafę aktową, o ile taką posiadasz, a tam pusto… Odrobina chaosu nikogo nie skrzywdziła, ale jest taka tendencja, że nieporządek dokleja do siebie jeszcze większy nieporządek. Wtedy to już zaczyna być przytłaczające, szczególnie w biurze. W miejscu, gdzie musimy szybko i bez zbędnego analizowania sięgnąć po poszczególne dokumenty.
Jak utrzymać porządek w biurze?
Najprostszym i najtańszym sposobem są po prostu segregatory, które umieszczasz później w szafce kartotekowej. Warto zakupić wiele kolorów plastikowych organizerów z koszulkami. Następnie stworzyć swój wewnętrzny system. Początkowo na kartce papieru napisać, który kolor będzie odpowiadał za jaki dział. Później nauczysz się tego i gdy wejdzie Ci to w krew, porządkowanie stanie się dla Ciebie nawet przyjemne.
Szafka kartotekowa – metalowa szafa biurowa
Drugim krokiem jest zainwestowanie w szafę metalową biurową. Powinna stać się ona dla Ciebie niczym echał, który służył niegdyś do przechowywania zwojów Tory i był jednym z ważniejszych elementów wyposażenia sal modlitwy. Jeśli nie posiadasz jeszcze takiej szafy aktowej, warto rozważyć zakup np. stalowego modelu SBM 202 M lx firmy Mallow. Wewnętrzna przestrzeń szafy metalowej do przechowywania akt na 5 rzędów segregatorów w zupełności wystarczy na biuro średniej wielkości. Szafa ta posiada wszelkie niezbędne certyfikaty, które może wymagać instytucja BHP.
Jeśli potrzebujesz szafy bezpiecznej i nieco mniejszej, sprawdź model SDB ECO BASIC dwudrzwiowa firmy Metalkas. Jest lekka, bo waży jedynie 26.5 kg, jednocześnie potrafi utrzymać 35 kg na swoich barkach. To wystarczy nie tylko na dokumenty, ale na ewentualny dodatkowy sejf w miejscu pracy. Taka szafa na dokumenty to doskonały wybór.
Dla osób potrzebujących szafy, która oszczędzi im miejsca i będzie służyła do przechowywania w sobie ważniejszych dokumentów, można rozważyć zakup szafy kancelaryjnej Sbm 210 M Lx firmy Mallow. Przy otwieraniu drzwi szafy bezpiecznie chowają się do środka, co sprawia, że w gabinecie jest więcej miejsca. Szafa kartotekowa posiada również zamki patentowe cylindryczne, co czynią je bezpieczne od niepożądanego otwarcia.
Archiwizacja dokumentów w amerykańskim stylu
Potrzeba wzmaga kreatywność. Jednym z innych sposobów na porządek jest wynajem powierzchni strzeżonego archiwum, gdzie można bezpiecznie trzymać i archiwizować dokumenty. Sposób ten jest znany od ponad 50 lat pod nazwą self-storage i wywodzi się z USA. Odpowiednio skonstruowane umowy zabezpieczają przed kataklizmami, powodziami i innymi nieszczęściami, a samo pomieszczenie jest monitorowane. Można powiedzieć, że to bezpieczny sposób.
Warto również rozważyć dodatkową archiwizację w postaci elektronicznej. W zależności od ważności dokumentów jest to jednak dodatkowe zabezpieczenie. Wszystko, co poprawi Twój komfort w głowie, zwolni miejsce na dodatkowe zajęcia, które wesprą rozwój i zabiorą kawałek zmęczenia z każdego dnia.
