Ponad 360 tysięcy wniosków o stażowe już wpłynęło do ZUS. To pokazuje skalę zainteresowania zaświadczeniami potwierdzającymi okresy pracy. Zakład rozpatruje wnioski o zaświadczenie zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i ma na to 7 dni. Do tej pory ZUS odmówił wydania 58 467 zaświadczeń. Dlaczego?
– Nie wydamy zaświadczenia, gdy nie ma u nas żadnych dokumentów potwierdzających czyjąś pracę czy zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Tak jest np. w przypadku studentów, którzy do 26 roku życia, pracując na umowie zlecenia – nie odprowadzają składek do ZUS. Podobnie będzie w sytuacji gdy ktoś będzie wnioskował do ZUS o potwierdzenie zagranicznych okresów zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej za granicą – wyjaśnia Wojciech Dyląg, rzecznik prasowy ZUS na Podkarpaciu.
Rzecznik dodaje, że w podobnych przypadkach należy pracodawcy np. przedstawić posiadane umowy zlecenia lub inne dokumenty świadczące o zatrudnieniu oraz o okresie wykonywania pracy, co może niekiedy dać prawo do dłuższego urlopu.
– Jeżeli ktoś ma wątpliwości o jakie okresy ubezpieczenia może wnioskować do ZUS zachęcam do telefonicznego kontaktu z nami ( nr tel. 22 560-16-00), poprzez e-wizytę lub odwiedzenia dowolnej placówki ZUS – zachęca Dyląg.
Nowe zasady
Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy mają zastosowanie: od 1 stycznia 2026 r. – do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. – do pozostałych pracodawców.
– Kodeks pracy jasno wskazuje okresy, które będzie można zaliczyć do stażu pracy pod warunkiem uzyskania z ZUS stosownego zaświadczenia – zastrzega Wojciech Dyląg.
Według rzecznika, są to okresy, kiedy osoba, która ubiega się o zaświadczenie:
Opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność.
Była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, z tytułu: umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, umowy agencyjnej, współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych.
Była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez okres pierwszych 6-ciu miesięcy prowadzenia tej działalności (tzw. ulga na start).
Opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 3).
Miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.
Miała sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.
Jak przebiega proces wydawania zaświadczenia?
Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą konta w systemie teleinformatycznym Zakładu (eZUS). Od 1 stycznia 2026 r. na eZUS jest dostępny „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” – USP.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych dodał w menu bocznym nowy kafelek, który prowadzi bezpośrednio do formularza wniosku USP. Dzięki temu znalezienie i złożenie właściwego wniosku jest wygodniejsze i szybsze.
Jednocześnie przypominam: Zaświadczenia stażowe z ZUS bez odręcznego lub elektronicznego podpisu są ważne. Zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 302(1) § 11-13 Kodeksu pracy, mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS – dodaje Wojciech Dyląg.
Skąd wiem, że moje zaświadczenie jest już gotowe?
Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik jest o tym automatycznie poinformowany. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji.
Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.
Kiedy ZUS odmawia?
ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej jeśli: klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy posiadał status ucznia lub studenta i nie skończył jeszcze 26 lat, więc nie podlegał ubezpieczeniom z tego tytułu, klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej i na mocy odrębnych przepisów nie miał obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ponieważ był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku, w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenie emerytalne i rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe, w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia.
– Jasnym jest, że jeżeli na koncie naszego klienta nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, to wtedy dostanie on decyzję z odmową wydania zaświadczenia. Jeśli klient posiada dokumenty, które potwierdzają wykonywanie danej aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć do tego wniosku odpowiednie dokumenty – zachęca rzecznik.
Jednocześnie wskazuje, jak to zrobić. Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentami można złożyć elektronicznie – poprzez swoje konto w eZUS. Należy do tego wykorzystać wniosek ogólny POG, listownie – na adres najbliższej jednostki ZUS, osobiście – w dowolnej placówce ZUS.
